Key Takeaways
- FastBill ermöglicht das rechtssichere Erstellen von Angeboten und Rechnungen in wenigen Minuten, direkt im Browser oder per App.
- Die Software erfüllt alle deutschen Pflichtangaben auf Rechnungen gemäß UStG und unterstützt die ab 2025 geltende E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte.
- Preismodelle starten bei einem kostenlosen Einstiegsplan und reichen bis zu umfangreichen Business-Tarifen mit Automatisierungsfunktionen.
- FastBill bietet Integrationen mit DATEV, Steuerberatern und gängigen Buchhaltungstools.
- Wiederkehrende Rechnungen lassen sich vollständig automatisieren, was besonders für Abonnement-Modelle und monatliche Dienstleistungen nützlich ist.
- Im Vergleich zu Lexoffice ist FastBill besonders stark bei Angebotserstellung und einfachem Onboarding.
- Die mobile App erlaubt das Erstellen und Versenden von Rechnungen direkt vom Smartphone.
- Der Setup dauert in der Regel unter 30 Minuten bis zur ersten versendeten Rechnung.
Was ist FastBill und wie funktioniert es?
FastBill ist eine deutsche Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen. Die Plattform läuft vollständig in der Cloud und erlaubt es, Angebote, Rechnungen und Mahnungen direkt im Browser oder über die mobile App zu erstellen und zu versenden.
Das Grundprinzip ist einfach: Nutzer legen ihre Stammdaten (Firmenname, Adresse, Steuernummer, Logo) einmalig an. Danach wählen sie eine Vorlage, tragen Leistungen und Preise ein und versenden das Dokument per E-Mail oder als PDF. FastBill übernimmt automatisch die korrekten Pflichtangaben, berechnet die Mehrwertsteuer und nummeriert Rechnungen fortlaufend.
Wer nutzt FastBill?
- Freiberufler (Texter, Designer, Entwickler, Berater)
- Kleinunternehmer mit bis zu 50 Rechnungen pro Monat
- Agenturen, die Angebote und Rechnungen in einem System verwalten wollen
- Gründer, die schnell eine professionelle Rechnungsstellung aufbauen möchten
FastBill eignet sich weniger für Unternehmen mit komplexer Lagerverwaltung oder mehrstufiger Finanzbuchhaltung. Wer eine vollständige ERP-Lösung sucht, sollte eher zu DATEV oder SAP greifen.
Ist FastBill rechtssicher in Deutschland?
Ja, FastBill erfüllt die gesetzlichen Anforderungen für Rechnungen in Deutschland. Alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG werden automatisch auf jede Rechnung übernommen, darunter vollständiger Name und Adresse beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Netto- und Bruttobetrag sowie ausgewiesener Steuersatz.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für B2B-Umsätze eine stufenweise E-Rechnungspflicht. FastBill unterstützt das XRechnung-Format und ZUGFeRD, sodass Rechnungen an Geschäftskunden und öffentliche Auftraggeber den neuen Anforderungen entsprechen.
Wichtiger Hinweis: FastBill stellt die technische Rechtssicherheit sicher. Für steuerliche Sonderfälle (z.B. Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen) sollte man die Einstellungen mit einem Steuerberater abstimmen.
FastBill Preise und Tarife: Was kostet die Software?
FastBill bietet mehrere Preisstufen an, die sich nach Funktionsumfang und Rechnungsvolumen unterscheiden. Die genauen Preise können sich ändern; aktuelle Zahlen finden sich immer auf der offiziellen FastBill-Website.
Übersicht der Tarifstruktur (Stand 2026, Angaben ohne Gewähr):
| Tarif | Zielgruppe | Kernfunktionen |
|---|---|---|
| Free | Einsteiger, max. 5 Rechnungen/Monat | Rechnungen, Angebote, PDF-Versand |
| Basic | Freelancer, unbegrenzte Rechnungen | + Mahnwesen, Vorlagen, SEPA |
| Business | Kleine Unternehmen | + Automatisierung, DATEV-Export, API |
| Premium | Wachsende Teams | + Multi-User, erweiterte Berichte |
Ein kostenloser Testzeitraum von 14 Tagen ist für alle kostenpflichtigen Tarife verfügbar, ohne Kreditkartenpflicht.
Wähle den Free-Tarif, wenn du gelegentlich Rechnungen schreibst und keine Automatisierung brauchst. Wähle Business oder Premium, wenn du monatlich mehr als 20 Rechnungen erstellst oder Integrationen mit DATEV oder deinem Steuerberater benötigst.
Wie erstellt man eine Rechnung in FastBill?
Mit FastBill: Angebote und Rechnungen mit wenigen Klicks rechtssicher erstellen gelingt die erste Rechnung in unter fünf Minuten. Der Prozess ist in klar strukturierte Schritte unterteilt.
Schritt-für-Schritt: Rechnung erstellen
- Einloggen und im Dashboard auf „Neue Rechnung“ klicken.
- Empfänger auswählen oder neu anlegen (Name, Adresse, USt-IdNr.).
- Leistungspositionen hinzufügen: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz.
- Zahlungsziel und Bankverbindung prüfen (werden aus den Stammdaten übernommen).
- Vorschau anzeigen lassen und auf Vollständigkeit prüfen.
- Versenden per E-Mail direkt aus FastBill oder als PDF herunterladen.
FastBill vergibt automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer und speichert alle Dokumente revisionssicher in der Cloud. Stornorechnungen lassen sich mit einem Klick erstellen, falls eine gesendete Rechnung korrigiert werden muss.
Häufiger Fehler: Viele Nutzer vergessen, die Leistungszeitraum-Angabe einzutragen. Diese ist bei Dienstleistungen steuerrechtlich erforderlich und wird von FastBill als Pflichtfeld angeboten, aber nicht erzwungen.
FastBill vs. Lexoffice: Welches Tool ist besser für die Rechnungsstellung?
FastBill und Lexoffice sind beide solide Lösungen für die deutsche Rechnungsstellung, unterscheiden sich aber in Schwerpunkten und Zielgruppen.
FastBill ist stärker bei der schnellen Angebots- und Rechnungserstellung, hat ein übersichtlicheres Interface für Einsteiger und bietet einen günstigeren Einstiegspreis. Die Automatisierung wiederkehrender Rechnungen ist besonders ausgereift.
Lexoffice bietet eine tiefere Integration mit DATEV und Steuerberatern sowie umfangreichere Buchhaltungsfunktionen, darunter Kassenbuch und Jahresabschluss-Vorbereitung. Es ist eher für Nutzer geeignet, die neben der Rechnungsstellung auch Buchführung im selben Tool erledigen wollen.
Entscheidungshilfe:
- Wähle FastBill, wenn du vor allem schnell professionelle Angebote und Rechnungen erstellen willst und Buchhaltung extern erledigst.
- Wähle Lexoffice, wenn du Buchhaltung und Rechnungsstellung in einem System vereinen und eng mit einem DATEV-Steuerberater zusammenarbeiten möchtest.
Beide Tools erfüllen die deutschen Rechtsvorgaben und unterstützen E-Rechnungen. Der Preis ist bei vergleichbarem Funktionsumfang ähnlich.
FastBill Vorlagen für Angebote und Rechnungen
FastBill stellt professionelle, anpassbare Vorlagen für Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften bereit. Nutzer können ihr Logo hochladen, Farben anpassen und Standardtexte für Zahlungsbedingungen oder Fußzeilen hinterlegen.
Verfügbare Dokumenttypen:
- Angebot (Angebotsnummer, Gültigkeitsdatum, optionale Positionen)
- Auftragsbestätigung
- Rechnung (inkl. E-Rechnung XRechnung/ZUGFeRD)
- Stornorechnung
- Mahnung (1. bis 3. Mahnstufe)
- Gutschrift
Das Angebot lässt sich mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln, sobald der Kunde zugesagt hat. Das spart Zeit und verhindert Übertragungsfehler.
Tipp: Lege Standardpositionen (z.B. „Beratungsstunde à 90 EUR“) als Artikelstamm an. So füllst du neue Rechnungen in Sekunden aus, ohne dieselben Texte immer wieder einzutippen.
Kann FastBill mit meiner Buchhaltungssoftware integriert werden?
FastBill bietet Integrationen mit den gängigsten deutschen Buchhaltungstools. Die wichtigste ist der DATEV-Export, der Steuerberatern den direkten Import aller Belege ermöglicht.
Verfügbare Integrationen (Stand 2026):
- DATEV (Buchungsdaten-Export)
- Zapier (Verbindung mit hunderten weiteren Apps)
- Stripe und PayPal (Online-Zahlungen direkt auf Rechnungen)
- Shopify (automatische Rechnungserstellung bei Online-Bestellungen)
- REST-API für individuelle Entwicklerlösungen
Wer FastBill mit einem CRM oder Projektmanagement-Tool verbinden möchte, kann das über Zapier oder die offene API tun. Die API-Dokumentation ist öffentlich zugänglich und gut strukturiert.
Einschränkung: Eine native Integration mit sevDesk oder Lexoffice gibt es nicht. Wer zwischen diesen Systemen wechseln will, muss Daten manuell exportieren und importieren.
Wiederkehrende Rechnungen und Automatisierung in FastBill
FastBill: Angebote und Rechnungen mit wenigen Klicks rechtssicher erstellen umfasst auch leistungsfähige Automatisierungsfunktionen. Wiederkehrende Rechnungen lassen sich als Abo-Rechnung einrichten, die automatisch in festgelegten Intervallen (wöchentlich, monatlich, jährlich) erstellt und versendet werden.
So richtest du eine Abo-Rechnung ein:
- Erstelle eine normale Rechnung mit allen Positionen.
- Aktiviere die Option „Wiederkehrend“ und wähle das Intervall.
- Lege Start- und optionales Enddatum fest.
- FastBill erstellt und versendet die Rechnung automatisch zum festgelegten Termin.
Das Mahnwesen lässt sich ebenfalls automatisieren: FastBill verschickt Zahlungserinnerungen nach einem definierten Zeitplan, wenn eine Rechnung überfällig ist.
Für wen ist das besonders nützlich? Für Agenturen mit monatlichen Retainern, SaaS-Anbieter, die manuelle Rechnungen stellen, und Berater mit regelmäßigen Mandaten.
Was passiert, wenn ich eine Rechnung nach dem Versenden ändern muss?
Eine bereits versendete Rechnung darf in Deutschland steuerrechtlich nicht einfach überschrieben werden. FastBill löst das korrekt: Über die Funktion „Storno“ wird die ursprüngliche Rechnung mit einer Stornorechnung ausgeglichen. Danach kann eine neue, korrigierte Rechnung erstellt werden.
Ablauf bei einer Korrektur:
- Ursprüngliche Rechnung öffnen und „Stornieren“ wählen.
- FastBill erstellt automatisch eine Stornorechnung mit negativem Betrag.
- Neue Rechnung mit den korrekten Angaben erstellen und versenden.
- Beide Dokumente (Original + Storno) bleiben im System archiviert.
Dieses Vorgehen entspricht den Anforderungen der deutschen Finanzverwaltung und ist für Betriebsprüfungen nachvollziehbar dokumentiert.
Häufiger Fehler: Rechnungen einfach zu löschen oder manuell zu überschreiben. Das erzeugt Lücken in der Rechnungsnummernfolge und kann bei einer Prüfung Probleme verursachen.
FastBill für Freelancer vs. Kleinunternehmen
FastBill passt für beide Gruppen, aber mit unterschiedlichen Schwerpunkten.
Freelancer profitieren vor allem vom kostenlosen Einstieg, der einfachen Angebotserstellung und der Möglichkeit, Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) ohne Mehrwertsteuerausweis zu nutzen. FastBill erkennt diese Einstellung und passt Rechnungsvorlagen entsprechend an.
Kleinunternehmen mit mehreren Mitarbeitern oder Projekten nutzen eher die Multi-User-Funktion, den DATEV-Export und die Automatisierung. Das Business- oder Premium-Paket lohnt sich ab etwa 15 bis 20 Rechnungen pro Monat.
Unterschiede auf einen Blick:
| Merkmal | Freelancer | Kleinunternehmen |
|---|---|---|
| Empfohlener Tarif | Free oder Basic | Business oder Premium |
| Mehrwertsteuer | Optional (§ 19 UStG) | Vollständig konfigurierbar |
| Multi-User | Nicht nötig | Wichtig |
| DATEV-Export | Selten nötig | Oft erforderlich |
FastBill Mobile App: Rechnungen unterwegs erstellen
Die FastBill-App für iOS und Android erlaubt das vollständige Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Rechnungen direkt vom Smartphone. Kunden können vor Ort angelegt, Rechnungen sofort nach Projektabschluss verschickt und Zahlungseingänge in Echtzeit verfolgt werden.
Die App synchronisiert sich in Echtzeit mit dem Web-Dashboard. Wer also unterwegs eine Rechnung erstellt, sieht sie sofort auch im Browser.
Funktionen der Mobile App:
- Neue Rechnungen und Angebote erstellen
- Kundenstamm verwalten
- Offene Posten und Zahlungsstatus einsehen
- Belege fotografieren und hochladen (für die Buchhaltung)
Die App ist besonders nützlich für Handwerker, Berater und Dienstleister, die direkt beim Kunden vor Ort abrechnen.
Wie lange dauert die Einrichtung von FastBill?
Die Einrichtung von FastBill dauert in der Regel 15 bis 30 Minuten bis zur ersten versendeten Rechnung. Das ist einer der größten praktischen Vorteile der Software.
Einrichtungs-Checkliste:
- Konto erstellen (E-Mail + Passwort, kein Kreditkarte nötig für Free-Tarif)
- Firmendaten eingeben (Name, Adresse, Steuernummer, USt-IdNr.)
- Logo hochladen und Rechnungsvorlage anpassen
- Bankverbindung für SEPA-Lastschrift oder Überweisungsangaben hinterlegen
- Ersten Kunden anlegen
- Erste Rechnung oder erstes Angebot erstellen und versenden
Wer DATEV-Export oder API-Integrationen einrichten möchte, plant dafür zusätzlich 30 bis 60 Minuten ein.
FastBill Kundensupport und Dokumentation
FastBill bietet Support per E-Mail und Chat sowie eine umfangreiche Wissensdatenbank mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Video-Tutorials und FAQ-Artikeln. Die Dokumentation ist auf Deutsch und deckt sowohl technische Fragen als auch steuerrechtliche Grundlagen ab.
Der Chat-Support ist in den kostenpflichtigen Tarifen priorisiert. Im Free-Tarif ist die Reaktionszeit länger. Für komplexe steuerliche Fragen verweist FastBill auf Steuerberater, was sinnvoll und ehrlich ist.
Bewertung: Die Dokumentation ist für Einsteiger gut geeignet. Erfahrene Nutzer mit spezifischen Anforderungen (z.B. komplexe API-Integrationen) finden in der Community und auf GitHub ergänzende Ressourcen.
FAQ zu FastBill
Gibt es eine kostenlose Version von FastBill? Ja. Der Free-Tarif erlaubt bis zu fünf Rechnungen pro Monat ohne Kosten. Für mehr Rechnungen oder erweiterte Funktionen ist ein kostenpflichtiger Tarif nötig. Ein 14-tägiger kostenloser Test aller Tarife ist ohne Kreditkarte möglich.
Ist FastBill DSGVO-konform? Ja. FastBill speichert Daten auf deutschen Servern und erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung. Alle Datenverarbeitungsverträge sind auf der Website abrufbar.
Kann ich mit FastBill auch Angebote erstellen? Ja. Angebote sind ein Kernbestandteil der Software. Sie lassen sich mit einem Klick in Auftragsbestätigungen oder Rechnungen umwandeln.
Unterstützt FastBill die E-Rechnungspflicht ab 2025? Ja. FastBill unterstützt XRechnung und ZUGFeRD, die beiden in Deutschland zugelassenen E-Rechnungsformate für B2B-Geschäfte.
Kann ich FastBill mit meinem Steuerberater teilen? Ja. FastBill bietet einen DATEV-Export sowie die Möglichkeit, Steuerberater als Lesezugriff-Nutzer einzuladen.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich FastBill kündige? FastBill erlaubt den Export aller Daten (Rechnungen, Kundenstamm, Belege) vor der Kündigung. Nach Vertragsende werden Daten nach einer Übergangsfrist gelöscht.
Kann ich mehrere Unternehmen in einem FastBill-Konto verwalten? In höheren Tarifen ist die Verwaltung mehrerer Mandanten möglich. Für vollständig getrennte Unternehmen empfiehlt FastBill separate Konten.
Funktioniert FastBill auch für Kleinunternehmer ohne Mehrwertsteuer? Ja. FastBill unterstützt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG und erstellt Rechnungen ohne Mehrwertsteuerausweis mit dem korrekten Hinweistext.
Wie sicher sind meine Rechnungsdaten in FastBill? FastBill verwendet SSL-Verschlüsselung und tägliche Backups. Daten werden auf zertifizierten deutschen Rechenzentren gespeichert.
Gibt es eine Testversion ohne Kreditkarte? Ja. Der 14-tägige Test aller kostenpflichtigen Tarife erfordert keine Kreditkarte.
Fazit: Lohnt sich FastBill für dein Business?
FastBill: Angebote und Rechnungen mit wenigen Klicks rechtssicher erstellen ist kein leeres Versprechen. Die Software liefert genau das, was Freelancer und Kleinunternehmen in Deutschland brauchen: schnelle, rechtssichere Dokumente ohne Buchhaltungsvorkenntnisse, zu einem fairen Preis.
Wer sollte FastBill jetzt testen?
- Selbstständige, die noch per Word oder Excel Rechnungen schreiben und Zeit sparen wollen.
- Gründer, die von Anfang an professionell auftreten möchten.
- Kleinunternehmen, die Mahnwesen und wiederkehrende Rechnungen automatisieren wollen.
- Alle, die die neue E-Rechnungspflicht rechtzeitig umsetzen müssen.
Nächste Schritte:
- Kostenloses Konto auf fastbill.com anlegen (keine Kreditkarte nötig).
- Firmendaten und Logo in 15 Minuten einrichten.
- Erste Rechnung oder erstes Angebot erstellen und an einen echten Kunden senden.
- Nach dem Test entscheiden, welcher Tarif zum eigenen Rechnungsvolumen passt.
Wer einmal erlebt hat, wie schnell eine rechtssichere Rechnung mit FastBill erstellt ist, schreibt keine Rechnungen mehr von Hand.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen: E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich, bmf.bund.de, 2024
- Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 Ausstellung von Rechnungen, gesetze-im-internet.de, 2023
- FastBill Produktseite und Hilfecenter, fastbill.com, 2024
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