Die beste Software für Steuerberater: Praxismanagement im Vergleich

Freitag, kurz nach vier. Ein Mandant fragt zum dritten Mal per E-Mail, welche Belege noch fehlen. Die Antwort steckt irgendwo zwischen Outlook, einem geteilten Laufwerk und einem Papierordner auf dem Schreibtisch einer Kollegin. Die Steuerberechnung selbst ist längst erledigt. Gehakt hat es woanders.

Genau darum geht es in diesem Vergleich. Eine Software, die für jede Kanzlei die richtige ist, gibt es nicht. Für die meisten Kanzleien funktioniert eine Kombination am besten. Die gewohnte Fachsoftware übernimmt Buchhaltung und Steuern. Ein zweites System ordnet Aufgaben, Fristen und die Kommunikation mit Mandanten.

Fachsoftware und Kanzleiorganisation sind zwei verschiedene Aufgaben

Wenn Steuerberater über Software sprechen, meinen sie meist die Fachprogramme. Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschluss und Steuererklärungen laufen in Deutschland überwiegend über DATEV. Viele Kanzleien arbeiten auch mit Agenda, Addison oder Stotax. Dieser Teil ist in der Regel gut gelöst. Die Programme sind ausgereift, das Team kennt sie, und die Schnittstellen zur Finanzverwaltung funktionieren.

Die Organisation drumherum sieht oft anders aus. Wer bearbeitet welchen Mandanten? Welche Unterlagen fehlen noch? Wann läuft die nächste Frist ab? In vielen Kanzleien beantworten Excel-Listen, Outlook-Erinnerungen und ein gutes Gedächtnis diese Fragen. Das klappt, solange die Kanzlei klein ist und niemand krank wird.

Mit dem dritten oder vierten Mitarbeiter wird es eng. Dann geht die Zeit nicht mehr bei der fachlichen Arbeit verloren, sondern beim Suchen, Nachfragen und Abstimmen. Und diese Zeit lässt sich kaum abrechnen.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Bevor man Anbieter vergleicht, lohnt ein Blick auf die Kriterien. Nicht jedes ist für jede Kanzlei gleich wichtig. In der Praxis entscheiden aber meist diese Punkte darüber, ob ein Tool genutzt wird oder nach drei Monaten wieder verschwindet.

• DATEV-Anbindung: Wenn Belege erst heruntergeladen und dann wieder hochgeladen werden müssen, spart das Tool keine Zeit. Es verschiebt die Arbeit nur.
• Datenschutz und Serverstandort: DSGVO-Konformität und Server in der EU sind Pflicht. Für digitale Belege kommen die GoBD hinzu.
• Verschwiegenheit nach § 62a StBerG: Wer externe IT-Dienstleister einbindet, muss sie in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten. Seriöse Anbieter für Kanzleien kennen diese Anforderung.
• Mandantenportal: Ein sicherer Ort für Dokumente, Nachrichten und Freigaben ersetzt viele E-Mails. Er funktioniert aber nur, wenn Mandanten ihn ohne Anleitung bedienen können.
• Workflows und Fristen: Wiederkehrende Abläufe wie die monatliche Buchhaltung sollten sich als Vorlage anlegen lassen.
• Zeiterfassung und Abrechnung: Je näher diese Funktionen an den Aufgaben liegen, desto weniger Zeit geht bei der Rechnung verloren.
• Preismodell: Ob pro Nutzer oder pro Mandant abgerechnet wird, macht bei wachsenden Kanzleien einen großen Unterschied.

Mit diesen Kriterien lassen sich die verfügbaren Lösungen grob in drei Gruppen einteilen.

Drei Software-Typen im Vergleich

DATEV und klassische Kanzlei-Suiten

DATEV ist in deutschen Kanzleien der Standard, und das aus gutem Grund. Fachliche Tiefe, Rechtssicherheit und die Anbindung an Finanzverwaltung und Banken sind schwer zu ersetzen. Auch für die Kanzleiorganisation gibt es eigene Module.

Grenzen zeigen sich eher bei der Bedienung und im Kontakt mit Mandanten. Viele Abläufe sind auf die Kanzlei ausgerichtet, nicht auf den Mandanten. Mit jedem zusätzlichen Modul werden Einrichtung und Lizenzen aufwendiger.

Spezialisierte Praxismanagement-Plattformen

Diese Gruppe ist in Deutschland noch relativ jung, wächst aber deutlich. Gemeint sind Plattformen, die gezielt die Organisation einer Kanzlei abbilden. Mandantenportal, Aufgaben, E-Signaturen, Zeiterfassung und Rechnungen laufen in einem System zusammen. Diese Plattformen ersetzen DATEV nicht. Sie setzen darauf auf.

Ein Beispiel ist TaxDome. Dort laufen Portal, Aufgaben, Unterschriften und Rechnungen zusammen, und Belege lassen sich direkt an DATEV Unternehmen online übertragen. Auf seinem Blog erklärt der Anbieter, was die beste Software für Steuerberater aus seiner Sicht ausmacht.

Der größte Vorteil dieses Typs zeigt sich beim Mandanten. Er schickt Belege nicht mehr per E-Mail, sondern lädt sie ins Portal. Offene Anfragen sieht er auf einen Blick, und Unterschriften erledigt er direkt dort. Die Rückfragen am Freitagnachmittag werden spürbar weniger. Der Nachteil ist, dass ein weiteres System Einarbeitung bedeutet. Ohne klare Regeln im Team arbeiten manche einfach weiter wie bisher.

Allgemeine Projektmanagement-Tools

Asana, Trello oder monday.com sind günstig, flexibel und schnell eingerichtet. Für interne Aufgabenlisten funktionieren sie gut. Für eine Steuerkanzlei fehlt ihnen aber das Entscheidende. Es gibt kein Mandantenportal, keine DATEV-Anbindung und keine Vorlagen für typische Kanzleiabläufe. Bei Mandantendaten kommen außerdem Fragen zu Serverstandort und Verschwiegenheit hinzu. Diese sollte man vor dem Einsatz klären.

Im direkten Vergleich sieht das so aus:

Welche Lösung passt zu welcher Kanzlei?

Eine Einzelkanzlei mit rund 80 Mandanten kommt oft gut mit DATEV und einem sauber geführten Fristenkalender aus. Ein zusätzliches System lohnt sich hier vor allem dann, wenn die Kommunikation mit Mandanten viel Zeit kostet.

Bei zehn bis zwanzig Mitarbeitenden sieht das anders aus. Aufgaben wechseln die Hände, Urlaube müssen abgedeckt werden, und niemand hat mehr alle Mandanten im Kopf. Spätestens hier zahlt sich eine Plattform aus, die Abläufe für alle sichtbar macht.

Am stärksten profitieren Kanzleien mit vielen jungen, digitalen oder internationalen Mandanten. Diese Mandanten erwarten, dass sie Unterlagen vom Handy hochladen und den Stand ihres Auftrags selbst sehen können.

Ein Fehler begegnet einem dabei immer wieder. Kanzleien vergleichen Funktionslisten, statt zuerst ihren größten Engpass zu benennen. Das Tool mit den meisten Funktionen ist selten das, das am Ende auch genutzt wird.

Der Wechsel: was in der Praxis schiefgeht

Die Software selbst ist selten das Problem. Schwierig wird es bei der Einführung. Daten müssen übernommen, Vorlagen angelegt und Rechte vergeben werden. Das dauert fast immer länger als geplant.

Noch wichtiger ist das Team. Wenn zwei Kolleginnen weiter mit ihrer Excel-Liste arbeiten, gibt es plötzlich zwei Wahrheiten. Eine klare Regel hilft: Ab einem festen Datum gilt nur noch das neue System.

Bei Mandanten hat sich ein Pilot bewährt. Zehn Mandanten, die offen für Neues sind, testen das Portal zuerst. Ihre Rückmeldungen zeigen schnell, wo Erklärungen fehlen. Erst danach folgt der Rest.

Erst messen, dann entscheiden

Wer vor der Entscheidung steht, sollte eine Woche lang notieren, wohin die Zeit in der Kanzlei tatsächlich geht. Wie viele Stunden fließen in Rückfragen, Belegsuche und Abstimmungen im Team? Diese Liste sagt mehr über die passende Software als jede Produktdemo. Und sie hilft später bei der Frage, ob sich der Wechsel gelohnt hat.